टोकन, जमा और किराया अलग रखें।

आरक्षण के साथ टोकन की रकम और उसका तय उपयोग दर्ज करें। वापसी योग्य जमा किराये से अलग रखें। भुगतान का तरीका बताता है कि पैसा कैसे आया; उद्देश्य बताता है कि किस बकाये में समायोजन होना चाहिए।

किराये या जमा में रकम जोड़ने से पहले पैसे मिलना जाँचें। समीक्षा तक निवासी की भुगतान सूचना लंबित रहती है। पुष्टि की गई रसीद समायोजित करने से नया भुगतान नहीं बनता।

समायोजन का नियम और बाकी बकाया देखें। किसी हिस्से की सीमा पूरी हो जाए तो अतिरिक्त रकम मालिक के आवंटन के लिए दिखाई दे। उसे चुपचाप किसी दूसरे उद्देश्य में न डालें।

रद्दीकरण में तय कटौती या वापसी और उसका कारण दर्ज करें। वास्तव में लौटाए गए पैसे अलग दर्ज करें। टोकन किराये या जमा में जाए तो मूल टोकन और उसका नया आवंटन दोनों को अतिरिक्त पैसा न गिनें।